[도서] 사장학개론 (6) - 문자로 질문 혹은 요청할 때 주의할 것 6가지

 사장님들의 지침서, 필독서로서 평가받는 도서 "사장학개론"의 여섯 번째 내용을 나눕니다. 그리고 저의 인사이트(insight)와 함께 조금이나마 한 걸음 성공하시길 기원합니다.

도서 - 사장학개론 내부 표지 이미지

 

문자로 질문 혹은 요청할 때 주의할 것 6가지(018)

 1. 한 번에 한 개씩 요청하거나 질문하라.

 연관성 없는 질문을 여러 개 하지 마십시오. 여러 개의 질문을 하면 모든 질문이 무시되거나, 답을 받지 못한 질문이 생길 수밖에 없습니다. 

2. 너무 광범위하거나 모호한 질문을 하지 마라.

 질문을 받는 사람이 질문에 대한 답을 어디서부터 시작해야 할지 모를 수 있습니다. 질문을 받는 사람이 질문의 목적을 이해하는데 도움이 되는 필요한 상황 또는 배경 정보를 제공해야 합니다, 질문의 목적을 유추해야 알 수 있는 모든 질문은 좋지 않습니다.

3. 예의 바르게 행동하라.

 앞뒤 없는 부탁, 막무가내 요청, 아무거나 묻는 태도는 부정적인 감정이나 분개로 이어질 수 있습니다. 항상 공손한 언어를 사용하고 문자에 서도 예의를 잊지 말아야 합니다. 정중한 언어를 사용하고 대화 상대를 존중하는 것이 중요합니다. 

4. 요청에 대한 이유나 설명을 제공하라.

요청에 대한 이유나 설명을 제공하면 상대가 당신의 관점을 이해하는 데 도움이 되고 요청을 이행할 가능성이 높아집니다.

5. 요청이 완료되면 피드백을 하라.

요청했던 건이 잘 마무리되었다는 감사나 관점에 대한 피드백 하십시오. 상대가 향후 당신의 요구 사항과 선호 사항을 더 잘 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 성실하다는 인상도 줍니다.

6. 적절한 문법과 철자를 사용하라.

오타는 당신이 생각하는 것보다 당신의 가치를 떨어뜨립니다. 메시지를 보내기 전에 반드시 교정하십시오.

 

 의사소통에서의 가장 중요한 것은 결국 전달하고자 하는 것을 정확하고 완벽하게 상대방이 이해하는 것입니다. 문자는 그것을 함축적으로 압축하면서 귀가 아닌 눈으로 빠르게 할 수 있는 소통의 도구입니다. 주의사항에 대하여 핵심적인 내용은 다음과 같습니다.

 첫째, 일문일답이 원칙이며 간결하고 명확하게 작성하라.

 사람은 마음이 급해지면 이것도, 저것도 함께 요청합니다. 그리고 요구하기도 합니다. 가령, A를 확인해 달라고 하면서 B에 대한 추가사항을 요청합니다. 이것은 두 개이지만 개수는 요청에 따라 세 개, 네 개가 될 수가 있습니다. 그리고 내용이 추가되고, 문장이 길어지면 간결성은 없어집니다. 그러면서 요청하려는 의도가 복잡해지고, 문자에 대한 가시성이 감소하면서 그것을 보고 읽는 사람은 명확하게 정보를 받아들이기 힘들어집니다.

 답을 가장 빠르고 정확하게 얻기 위해서는 일문일답(一問一答) 원칙을 활용해야 합니다. 가장 효율적인 것이 결국은 가장 빠른 길로 가는 것임을 기억하시기 바랍니다.

 둘째, 예의와 맞춤법은 문자에서 나타나는 저자(작성자)의 태도와 자세라는 것을 기억하라.

 우리는 말을 할 때, 전달하려는 내용이 잘못되지 않기 위하여 긴장하고 말합니다. 그리고 상대방의 눈을 쳐다보고 때로는 제스처(gesture)를 하기도 합니다. 하지만 문자는 말 그대로, 글자로 모든 것이 표현되기 때문에 예의 있는 문구는 기본입니다. 그리고 맞춤법을 지키는 것은 상대방에 대한 예우라고 생각합니다. 문자를 보낼 때에 그 안에는 나의 필요한 내용, 요청하고자 하는 것뿐만 아니라 모든 것이 담겨서 간다는 것을 늘 명심하고 작성해야 합니다.

 셋째, 문자 작성 시 목적과 의도를 정확하게 표현하고, 완료 후에 피드백(feedback)을 해야 요청에 대한 완벽한 마무리임을 기억하라.

 결국 상대방에게 어떤 것을 전달하려는 것인지를 정확하게 하는 것이 요청, 부탁, 지시 등을 원하는 대로 받을 수 있습니다. 그리고 그것들에 대한 피드백을 통하여 그것이 제대로 이루어졌는지도 확인해야 합니다. 왜냐하면 요청, 부탁 등이 제대로 되지 않았을 때에 그것을 빠르게 대처할 수 있고, 다시 올바르게 대응할 수 있기 때문입니다.

 

 어떠한 곳에 자신이 글씨를 써서 상대방에 주는 것은 마치 거울에 있는 자신의 모습을 비춰주는 것처럼 보일 수 있고, 자신의 목적이나 의도를 표현할 수 있는 것처럼 단순하지만 많은 것을 내포하고 있음을 기억해야 합니다.

 요청에 대하여 잘못된 답변을 받았을 때에 그 사람을 먼저 탓하고 지적하기 전에 자신을 먼저 되돌아보고 제대로 했는지 점검하는 것이 먼저입니다. 그리고 그것이 가장 빠르게 요청, 지시에 대하여 완료할 수 있는 효율적인 방법일 것입니다.